现阶段，传统的档案管理模式已经无法满足经济社会的发展需求，在具体实施时出现了大量的弊端和缺陷。为了解决这一问题，克服传统档案管理模式所遇到的管理难题，提高档案管理质量，就必须结合经济社会的发展需要，通过对现代化技术手段的利用，实现新时期下档案管理的信息化和数字化，从而提高档案管理质量，促进档案事业的长足发展。 
　　1.档案数字化建设的必要性 
　　对档案进行数字化管理和建设具有一定的必要性，其主要原因如下： 
　　1.1传统档案信息资料存储困难 
　　在档案管理活动中，我们所搜集、整理、保存和利用的档案资料都是具有一定价值意义的，它是人类历史上所留下的一笔宝贵财富，需要好好保管、收藏。而对于这些有价值意义的档案资料进行储存、收藏以及管理时，如果还采用传统的手工档案管理模式，那么在存储一些纸质资料时，便很有可能因为存储方式的不当，或者因为年代太久远而造成资料丢失或破损，导致档案存储失败。另一方面，随着档案管理涉及的领域越来越广，内容越来越多，档案信息资料存储载体的种类也变得越来丰富。不断丰富的档案信息载体种类给档案的管理带来了困难，多种存储方式的结合与应用不但增加了档案管理的工作量，占用了档案馆或档案室的大部分空间，还加大了档案信息资料的存储难度，增加了档案管理成本。 
　　1.2档案信息资料管理和查询难 
　　传统的档案管理的工作量较大，工作步骤繁多，档案管理人员在工作过程中难免会因为粗心而发生工作失误，出现信息资料遗漏、破损等现象。再加上其所进行管理的对象多为纸质资料，在具体管理时只能依靠手工操作来建立索引数据，并做好记录；如果有资源利用者前来查询和检索某类资料，管理人员往往需要通过查找案卷目录——查找文件目录——查找档案存放位置——调卷等多流程方式才可实现档案资源的正确检索，这样的检索方式对利用者的时间是一种严重浪费。 
　　1.3档案人员业务素质有待提高 
　　从目前状况看，从事档案工作的人员中有相当一部分人员素质偏低，很多部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。虽然有些档案部门对其从业人员也进行过培训，但培训效果甚微。正如有些档案人员反映说“：培训年年搞，讲课老一套，学员不愿听，老师不愿教”。所以有些档案部门虽然引进了先进的计算机设备，但是因专业人才缺乏而未能充分发挥其作用。档案人员的素质已经严重制约了档案数字化的发展。 
　　2.加强档案数字化管理的几点建议 
　　2.1建立健全电子档案管理制度 
　　档案数字化建设应该由国家档案局统一规划和组织，由上至下建立起统一的电子档案管理制度和办法，统一规范电子档案的扫描、制作、收集和归档办法、程序、时效等内容，使各级档案部门和基层档案工作者有法可依、有章可循。同时，对电子档案要定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保电子档案资料的完整性、准确性。 
　　2.2建立档案管理信息化平台 
　　将大量的档案信息数字化，是一个庞大的系统工程，首先要做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案电子化的科学规划，包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划，而且档案数字化是一个较长的过程，硬件的购置不可能一步到位，也不需要一步到位，因为从实际和长远打算，保证硬件设备的成龙配套，使其具有较强的支撑力。档案数字化实施应贯彻“突出重点，分布进行”的原则，对馆藏重点和利用率高的档案先电子化，早日满足大多数利用者的需求。同时，在档案数字化的进程中，要逐步建立电子档案应用共享平台，在内部局域网服务器上开辟专区，以科室为单位按业务类别建立档案目录，目录下按发生时间存放相关电子档案资料。 
　　2.3加强电子档案管理人员的培养 
　　电子档案管理是一个新事物，从事电子档案管理人员必须具备既有档案管理方面的知识，又懂得并掌握计算机信息管理等方面的技术技能。因此，培养和选用一批电子档案管理人员是档案部门的当务之急。就目前各档案部门来说，一是要有针对性的吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来。二是加大教育投入，培养一批既能熟练计算机技术和信息、网络技术，又热爱档案事业的专门人才，以满足电子档案管理的需求。三是抽调一部分档案管理人员，进行电子档案基础知识、计算机管理技术、数字通信技术的强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的技能，解决人才缺乏的现状。 
　　2.4加强电子文件软、硬件设施管理 
　　要积极开辟电子文件存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。 
　　3.结束语 
　　综上所述，新时期下的档案管理工作想要获得良好的管理成效，就必须借力于现代化数字信息技术。通过建立档案信息化管理平台，健全和完善信息化管理机制，加强档案管理人员综合素质和专业能力的培养等方法，全方位做好档案管理的数字化建设，以确保我国档案管理工作的正常开展，进而促进档案事业的步步高升。