我馆现刊管理工作自动化研究
　　摘要:随着计算机技术、网络技术的发展,图书馆自动化水平越来越高,本文通过对我馆使用的妙思文献管理系统的应用研究,剖析了现刊管理工作中的自动化程序,提高了图书馆的读者服务水平.
　　关键词:图书馆,现刊,管理
　　1 报刊管理系统的构建
　　报刊到馆后要有专人接收并及时录入现有妙思文献管理系统的现刊验收与划到子系统,对照报刊订阅明细,错刊或少刊及时同订购馆员联系,建立和运用妙思现刊系统有利于立体地准确地获取各种报刊信息,如到馆率、专业期刊订购种数、数量等等.专人负责,交接签字可以明确报刊丢失责任,二者相辅相成,缺一不可.
　　2 妙思报刊管理系统特点
　　《期刊管理系统6.5》新增加如下功能:
　　(1)建立智能"划到表":在预订信息输入完毕,系统可根据预订信息自动生成"划到表";
　　(2)验收时显示该刊的"划到表",用户可直接在"划到表"中很方便地验收到馆的期刊;
　　(3)以填表方式自动生成标准的期刊CNMARC;
　　(4)智能列表形式的MARC 编辑器,用户可以方便地添加、删除、编辑各字段和子字段,每个字段都带有各自的属性,通过设置字段的属性可使编辑字段内容时达到最佳效果;
　　(5)用户界面的人性化,系统提供了界面布局自设置功能,用户根据自己的喜好制订自己使用的界面;
　　(6)装订下架方便,通过"增加装订本"按钮可自动选取和舍弃期刊的各期数据;
　　(7)篇目制作、摘要制作和全文制作功能,各馆可根据自己的能力选择其中的一种制作方式,编制二次文献;
　　(8)在数据录入过程中系统提供多种字典功能,并可以在录入数据过程中添加字典内容;
　　(9)重复记录删除工具,可删除各表中重复的记录;
　　(10)MARC格式转换工具,将各种MARC 格式的数据进行转换;
　　(11)期刊数据导入功能,可将各馆现有的MARC 数据直接装入系统,极大地提高了使用本系统数据转换的效率.
　　(12)期刊预订过程中可直接著录期刊的MARC,无论是哪年的现刊和哪年的合订本,某种刊都对应惟一的一条MARC 信息.
　　3 报刊管理系统的应用
　　3.1 订单验收
　　订单验收就是验收到馆的刊物,是连续出版物中需要反复操作的工作,在此项操作中验收本年度第一种期刊时需要一个新批号,用次批号验收本年度现刊各个期次.这个批号也是用来做记忆用途的与订购批号没有任何联系,可以按年份定义批号,也可让系统根据参数设置的批号类型自动生成.
　　验收的期次是与验收批号关联的,也就是同一种刊在某一批号中验收的期次在其他验收批号是看不到的,如果一年内使用多个批号验收,会误认为以前验收的期次丢失.推荐最好每年只用一个批号来验收.现刊到馆后需要进行验收,验收工作很简单,调出对应期刊的划到表,在相应的期次上输入到馆实际份数即可完成这种刊的验收.
　　通常情况不需要手工输入验收批号.如果是每年首次验收,点击【自动】按钮,系统根据验收批号格式自动生成一个新的验收批号;如果需要使用上次使用的批号,可点击【上次】按钮,系统会调出最近使用的批号;如果要调出所有以前使用的验收批号,请点击【上次】按钮调出全部批号并显示在批号列表框中,在列表框中选择.
　　当确定验收批号后,所选择的批号会出现在批号输入框中,点击【确定】按钮,调出如"现刊验收窗口"图所示的窗口.
　　选择检索点,输入检索条件,如果系统检索到的刊除了本年度订购外,还就其他年度订购的,系统会列出检索结果,列出各年度同种刊的记录,显示的列有:批号、发行单位、正题名、期订日期、订购分数等.您可以根据订购批号来选择要划到那一年的期刊.选中要划到的记录回车或者点击【选中当前行】
　　按钮返回到期刊验收窗口.
　　3.2 订单催询
　　订单催询是指打印那些应该到馆而没有到馆的各期次明细表,为向刊商进行催刊提供了一份必不可少的依据.
　　催询选项说明:一种是按预测催缺日期查缺催缺:它的催缺方法是:根据订购的起订和终止日期来限定 对哪些种订购的刊进行催缺,同时限定那些在划到表中设置的"催缺警告"时间在催缺日期时间段内的期次进行催缺.举例说明:假如本馆2007 年度订购了两种刊.一种刊名是《读者》,月刊,另一种刊名是《知音》,月刊.《读者》订购上半年.起订时间是2007.01.01,终止时间是2007.06.31,共6 期,每期的"催缺警告"时间都设置为下一个月的1 号.《知音》订购全年.起订时间是2007.01.01,终止时间是2007.12.31,共12 期,每期的"催缺警告"时间都设置为下一个月的1 号.
　　催缺时,如果设置了起订时间为2007.01.01,终止时间为2007.12.31,系统只会对《知音》这一种刊进行催缺.不会对《读者》进行催缺(因为它的终止日期是2007.06.31),如果设置催缺日期为小于2007.04.30,系统只会对催缺警告日期小于2007.04.30 哪些没有到的期次催缺.
　　总结:起订日期和终止日期是用来限定期刊的种类;催缺日期是用来限定哪些期次.如果选中"只要没到全都催缺"参数,系统就会对起订日期和终止日期相同的那些刊,只要没到全部催缺.
　　另一种是按固定时间间隔查缺催缺:这种方法通常适用半年或年底集中催缺.系统只对起订日期和终止日期条件起作用,用来限定哪些种类的刊.对催缺日期无效."相对划到最后一期延迟天数"表示,催缺验收为日期为所设置的天数之前那些期次.
　　3.3 打印分配明细
　　期刊验收后,要将验收的期刊分发到各馆阅览室,打印分配明细一是为了知道哪些刊是给哪个阅览室的,二是为了作为确认单由阅览室收取人签字确认.
　　3.4 现刊上架
　　3.4.1 打印现刊架位号架位号
　　在摆放期刊时非常有用.阅览室工作人员根据架位号将期刊摆放到期刊架子上(期刊架上都会粘贴架位号).
　　有的图书馆验收人员在验收时,将电脑屏幕显示的架位号写到期刊上或者利用打印架位号功能打印架位号粘贴到期刊上,阅览室管理人员借助期刊上的架位号正确摆放期刊.因此你可以事先编辑各种期刊的架位号.
　　在架位号列中编辑架位号,如果某刊的架位列为空,系统会用紫色显示表示用索取号代替架位号.对所有的刊都编辑了架位号,如果每一年的架位号不变,不需要每年都进行编辑.
　　3.4.2 打印架位标签
　　打印架位标签可以打印两种架位标签,一是用于粘贴到期刊架上的标签,另一种是用于粘贴在期刊上的标签.打印时可根据需要选择.
　　采购批号:如果选择采购批号做为打印批号,系统是按每一种期刊打印一份架位标签的.如果希望打印用于粘贴在期刊架上的标签,请使用这种方法.
　　划到批号:这种打印方式是用来打印已验收的每个期次的架位号,也就是一本期刊一个架位号.用于粘贴在期刊上.
　　划到时间:用于限制划到批号中某些划到期次.系统只会打印在这个时间段内划到期刊的架位号.
　　3.5 现刊财产登记
　　财产登记的目的是对验收的期刊分配登录号和条形码,用于读者外借.如果对读者不外借现刊,可以不做现刊财产登记.
　　4 关于系统权限的使用
　　只有负责收发的馆员才具有现刊验收与划到的系统权限;现刊年度订购权限及期刊下架送编权限仅限于具体负责订购的馆员;编目系统权限只向编目人员开放;现刊查询及统计系统可以向整个期刊部门所有馆员开放等,即所谓的角色管理.